March 6 update from Superintendent concerning coronavirus

on March 6, 2020

Superintendent letterhead

I am writing to update you about the school district’s planning process as confirmed cases of the Coronavirus (COVID-19) continue to increase in New York state. While as of today there are no confirmed cases in Orange County, the district believes we must consider, and prepare for, a range of scenarios moving forward.

Conversations related to the Coronavirus are taking place in our school buildings, throughout the community and on social media platforms. Our district leadership team is engaged in ongoing conversations to discuss potential options, define protocols and action steps, and plan for those “what if” situations, including school closure. In the event the school district is closed for an extended period of time, we will implement an education plan developed by the New York State Education Department.

The school district will continue dialogues, make preparations and rely on guidance from the United States Centers for Disease Control and Prevention (CDC), New York State Department of Health, Orange County Department of Health and the New York State Education Department.

We have stepped up cleaning and sanitizing classroom surfaces, bathrooms, common areas, doorknobs, and more as directed by the New York State Department of Health. We are focusing on health offices, lunchrooms, athletic rooms and other frequently touched surfaces in our buildings as well as on our buses. We have taken measures in our cafeterias to minimize opportunities for students to share utensils or touch keypads in the serving lines. The custodial team will be working in all buildings after school hours and during the weekends to conduct extensive cleaning with newly approved, more potent cleaning products.

Please keep in mind that basic hygiene practices are still the most effective preventative measures against these types of illnesses. Just a reminder that students must be fever free for at least 24 hours before they return to school, per district policy.

Below is some important information provided by the Orange County Health Department that you should consider as you make plans for the upcoming spring recess. Please review carefully as there are new protocols in place in regard to traveling abroad.

I am here to answer any questions you may have about the district’s planning process during this unprecedented time. The well-being of Monroe-Woodbury families remains at the heart of every decision I make. Please reach out to me at [email protected] or call 845-460-6200, ext. 6201. If you prefer, questions may be emailed to [email protected] and we will post answers to the district website.

Warm regards,

Elsie Rodriguez
Superintendent of Schools


Information from the Orange County Department of Health

When planning your spring break, please refer to the CDC website for travel alerts for affected areas. If you still plan to travel to an affected area, you must notify school officials of you and your families travel plans. If you or a member of your family return home and become ill with flu-like symptoms such as fever, cough or shortness of breath, please call your healthcare provider prior to arrival and inform them of your recent travel.

This is an emerging, rapidly changing situation. For general questions about COVID-19, please contact the New York State Department of Health Novel Coronavirus hotline at 1-888-364-3065. For Orange County residents including students, parents, and guardians who have recently traveled outside the U.S. and/or may have had any exposure to individuals with COVID-19 and who have questions regarding COVID-19, please contact the Orange County Department of Health at 845-291-2330.

Additional resources can be found here:
CDC COVID-19 Webpage
CDC Communication Print and Video Resources: (in English with some translated into Spanish and Chinese)
CDC FAQ: (in English, Spanish and Chinese)


Viernes, Marzo 6, 2020

Queridas familias de Monroe-Woodbury.

Les estoy escribiendo para actualizarlos  acerca del proceso de planeación en el distrito debido a que el número de casos confirmados con el Coronavirus sigue en aumento en el estado de Nueva York. Aunque hasta el dia de hoy no ha casos confirmados en el condado de Orange, el distrito cree que debe considerar y prepararse para una serie de diferente escenarios de ahora en adelante.

Conversaciones relacionadas al Coronavirus están tomando lugar en los edificios de las escuelas, en la comunidad, y en plataformas sociales. El equipo de liderazgo de nuestro distrito está comprometido en conversaciones para discutir posibles opciones, definir protocolos y los pasos a seguir, y planear para situaciones de “que tal si”, incluyendo un cierre de las escuelas. En el evento que el distrito escolar esté cerrado por periodo de tiempo extendido, se implementará un plan de educación desarrollado por el Departamento de Educación del Estado de Nueva York.

El distrito escolar continuará diálogos, preparaciones y se basará en la guias de el Centro de Control y Prevención de Enfermedades de los Estados Unidos (CDC), El

Departamento de Salud del Estado De Nueva York, el Departamento de Salud del Condado de Orange y el  Departamento de Educación del Estado de Nueva York.

Nosotros hemos adelantado la limpieza y desinfección de las superficies en los salones de clase, banos, areas communes, manecillas de las puertas, y mucho más como ha sido indicado por el Departamento de Salud del Estado de Nueva York. No estamos enfocando en las oficinas de salud, salones de comedor, cuartos de atletismo, y otras áreas que tienen una superficie frecuentemente tocadas, tanto en los edificios como en los buses escolares.

Se han tomado precauciones en las cafeterías para minimizar oportunidades en las cuales los estudiantes comparten utensilios o los teclados en las líneas de servicio. El equipo de custodia va a trabajar en todos los edificios en horarios  después de la escuela y durante los fines de semana para realizar limpiezas extensivas con nuevos y aprobados productos de limpieza potentes.

Por favor mantenga en mente que prácticas de higiene básica siguen siendo la manera más efectiva como medida de prevención contra estos tipos de enfermedades. Permítanme recordarles que los estudiantes deben de estar como mínimo 24 horas libre de fiebre antes de retornar a la escuela, esta es una regla del distrito.

Abajo hay una información importante proveída por el Departamento de Salud del Condado de Orange que usted debería tener en cuenta mientras planea para el receso de primavera. Por favor revise cuidadosamente ya que hay nuevos protocolos en regla para viajar fuera del país.

Estoy aquí para contestar cualquier pregunta que usted pueda tener acerca de cómo el distrito está planeando durante estos tiempos sin precedentes. El bienestar de las familias de Monroe-Woodbury sigue siendo la prioridad en cada decisión que tomó. Por favor comuniquese conmigo a erodriguez@mw.k12.ny.us o llame (845) 460-6200 est.6201. Si usted desea, las preguntas pueden ser enviadas por correo electrónico a [email protected] y nosotros pondremos las respuestas en el página de internet del distrito.

Saludos Cordiales,

Elsie Rodriguez
Superintendente de Escuelas.


Chinese Translation – COVID letter